ખાસ સમિતિઓના રોજકામની બુક જોવા માટે કોઈ પણ સભ્યને મહાનગરપાલિકાના સેક્રેટરી વિભાગમાં ૧ કચેરી કામકાજના સમય દરમ્યાન કોઈ પણ યોગ્ય સમયે ચાર્જ ભર્યા વિના જોવા માટે ખુલ્લી રખાશે. અન્ય વ્યક્તિને પ્રત્યેક કલાકના રૂ. ૧૦૦/-(અંકે રૂપિયા સો પુરા) ફી ભરવાની રહેશે. પરતુ રોજકામની કાયદા વિષયક બાબતો સભ્ય સિવાય અન્ય કોઈ વ્યક્તિ માટે ખુલ્લી રખાશે નહીં. 

 રાજકોટ મહાનગરપાલિકાની સામાન્ય સભાની દરેક મિટીંગ સભાગૃહના પ્રેક્ષક કક્ષની બેઠક સંખ્યાની મર્યાદામાં જાહેર જનતા માટે ખુલ્લી મુકવામાં આવશે. સભામાં પ્રવેશ મેળવવા માટે વખતોવખત અમલમાં હોય તેવું નિયત પત્રક સભાના ૦૧(ઍક) કલાક અગાઉ મ્યુનિસિપલ સેક્રેટરી પાસેથી મળી શકશે. જે પત્રકમાં અરજદારે પોતાનું પુરૂ નામ, સરનામું, સંપર્ક નંબર સહિતની વિગતો ભરી, પોતાની ફોટો આઈડેન્ટિટી દર્શાવવા સરકારી ઓળખપત્રની સ્વપ્રમાણિત નકલ નિયત પત્રક સાથે જોડી તેમજ અરજદારની ઓળખ આપનારની ફોટો આઈડેન્ટિટી દર્શાવતા સરકારી ઓળખપત્રની સ્વપ્રમાણિત નકલ સહિતનું અથવા કોર્પોરેટરની વિગતો સહિતનું પત્રક, પ્રેક્ષક ગેલેરીમાં પ્રવેશ મેળવતા પહેલા જમા કરાવવાનું રહેશે. અરજદારે પોતાની અસલ ફોટો આઈડેન્ટિટી પ્રેક્ષક ગેલેરીમાં પ્રવેશ મેળવતી વખતે પોતાની સાથે રાખવાની રહેશે.

 પ્રેક્ષક કક્ષમાં કોઈ પણ પ્રેક્ષક મોબાઈલ ફોન, કેમેરા, વીજાણું ઉપકરણો, પર્સ, બેનર, ર્હોડિંગ, પ્લે કાર્ડ, સાઈન બોર્ડ, કાતર, ચપ્પુ, નેઈલકટર કે અન્ય કોઈ તીક્ષ્ણ કે પ્રતિબંધિત વસ્તુઓ વિગેરે સાથે પ્રવેશ કરી શકશે નહીં તેમજ સરકારશ્રી દ્વારા પ્રવર્તમાન પરિસ્થિતિ ધ્યાને લઈ જાહેરનામાંથી પ્રતિબંધિત કરેલ વસ્તુઓ સાથે પ્રવેશ કરી શૂકશે નહી. પ્રેક્ષક ગેલેરીમાં પ્રવેશ માટે કે પ્રવેશ માટેના પાસ બાબતે કોઈ વાદવિવાદ કે વિસંગતતા ઉપસ્થિત થાય તો તે પરત્વે સભાધ્યક્ષનો નિર્ણય આખરી અને તમામને બંધનકર્તા રહેશે તેમજ પ્રેક્ષક ઉપરોકત પૈકી કોઈ પણ બાબતનું ઉલ્લંઘન કરશે કે સભાના કામકાજને ખલેલ પહોંચાડશે તો અધ્યક્ષ સ્થાન લેનાર પ્રાધિકારી તે પ્રેક્ષકને પ્રેક્ષક કક્ષ ખાલી કરીને તાત્કાલિક ચાલ્યા જવા નિર્દેશ કરે અને પ્રેક્ષકે પ્રેક્ષક કક્ષ ખાલી કરી ચાલ્યા જવું પડશે, પ્રેક્ષક તેમ નહિ વર્તે તો અધ્યક્ષસ્થાન લેનાર પ્રાધિકારી તે પ્રેક્ષકને પ્રેક્ષક કક્ષમાંથી દુર કરવા માર્શલને આદેશ આપશે.

 દરેક સભાના અધ્યક્ષસ્થાને મૈયર રહેશે. અને જો મેયરનું પદ ખાલી હોય અથવા મેયર ગેરહાજર હોય તો નાયબ મેયર અથવા નાયબ મેયરની ગેરહાજરીમાં સ્થાયી સમિતિ ચેરમેન અથવા સ્થાયી સમિતિ ચેરમેનની ગેરહાજરીમાં પ્રાધિકારી તરીકે સભા પસંદ કરે તેવા હાજર રહેલા સદસ્યો પૈકી ઍક સદસ્ય મેયર અથવા નાયબ મૈયર અથવા સ્થાયી સમિતિ ચેરમેન હાજર ન હોય તે સમય દરમ્યાન સભાનું અધ્યક્ષ સ્થાન લેવું.

 સૂચનાની ઍક નકલ દરેક સદસ્યના છેલ્લા જાણવામાં હોય તેવા સરનામે સાધારણ ટપાલ/રજિસ્ટર્ડ ઍ.ડી./સ્પીડ પોસ્ટ/કુરિયર દ્વારા તેમજ અન્ય વિકલ્પ તરીકે સદસ્યના મોબાઈલ નંબર પર વોટ્સઍપ મારફત કે સદસ્યના ઈ-મેઈલ આઈ.ડી. પર ઈ.મેઈલ મારફત મોકલવી

   દરેક સભામાં હાજર હોય તેવા સદસ્યના નામો અને તેમાં ચાલેલી કાર્યવાહીની નોંધ, સભા પછીના બીજા અથવા તે પછી શક્ય હોય તેટલી જલ્દી મહાનગરપાલિકાના મંત્રીઍ તૈયાર કરવી અને આ હેતુ માટે રાખવામાં આવેલી ચોપડીમાં રાખવી અને ત્યારપછીની પહેલી સભામાં અને તે સભાનું અધ્યક્ષ સ્થાન લેનાર પ્રાધિકારીઍ તેની ઉપર સહી કરવી અને ઉક્ત કાર્યનોંધ કોઈપણ સદસ્યને ફી વગર અને અન્ય કોઈ પણ વ્યક્તિને રૂ.૧૦૦/-(અકે રૂપિયા સો પુરા) ફી ભરપાઈ કર્યેથી જોવા માટે મહાનગરપાલિકાના સેક્રેટરી વિભાગમાં કચેરી કામકાજના સમય દરમ્યાન જોવા માટે ખુલ્લી રખાશે.

 મેયર (સભાધ્યક્ષ) અગ્નિશામક દળમાંથી કે સુરક્ષા વિભાગમાંથી કે અન્ય વિભાગમાંથી છ પુરુષ માર્શલ તેમજ બે મહિલા માર્શલ ઍમ કુલ ૮ (આઠ) માર્શલની નિમણુંક કરશે.