અમદાવાદ,  તા. ૪: ગુજરાત સરકારે રાજ્‍યના વહીવટી તંત્રને વધુ ગતિશીલ અને કાર્યક્ષમ બનાવવા માટે એક ઐતિહાસિક નિર્ણય લીધો છે. સામાન્‍ય વહીવટ વિભાગે (GAD) હવે સરકારી અધિકારીઓ વચ્‍ચે યોજાતી બેઠકો માટે આધુનિક અને સમય-કેન્‍દ્રિત માર્ગદર્શિકા જાહેર કરી છે. આ નવા નિર્દેશો અનુસાર, ગાંધીનગરની બહાર કાર્યરત જિલ્લા કક્ષાના અધિકારીઓ માટે વર્ચ્‍યુઅલ પ્‍લેટફોર્મ પર હાજરી આપવી ફરજિયાત રહેશે, અને કોઈપણ બેઠકનો સમયગાળો કડકપણે એક કલાકથી વધુ નહીં હોય. આ નીતિનો મુખ્‍ય ઉદ્દેશ્‍ય નિર્ણય ઙ્ક્રિયાને ઝડપી બનાવવાનો, સમયનો સદુપયોગ કરવાનો અને સરકારી કામકાજમાં પારદર્શિતા લાવવાનો છે.

ગુજરાત વહીવટી સુધારણા આયોગ (GARC) દ્વારા કરવામાં આવેલી ભલામણોને સરકારે ગંભીરતાથી લીધી છે. તેના અનુસંધાનમાં, રાજ્‍ય સરકારે બેઠકો યોજવા માટે નવી, સુધારેલી પ્રક્રિયાઓ અને નિયમો ઘડયા છે. આ સંપૂર્ણ પ્રક્રિયાને ત્રણ સ્‍પષ્ટ તબક્કામાં વહેંચવામાં આવી છેઃ બેઠક પહેલાંની તૈયારીઓ, બેઠક દરમિયાનના નિયમો, અને બેઠક પછીની જવાબદારીઓ.

સચિવાલયમાં બેઠકોનું નવું સમયચક્ર અને કડક પાલન અનિવાર્ય

નવા સચિવાલયના કાર્યક્રમ મુજબ, સોમવાર સામાન્‍ય રીતે જાહેર જનતા માટે મુલાકાત માટે આરક્ષિત હોય છે, જ્‍યારે મંગળવાર જનપ્રતિનિધિઓ અને મુલાકાતીઓ માટે નિર્ધારિત હોય છે. રાજ્‍ય કેબિનેટની બેઠક બુધવારે નિયમિતપણે મળે છે, ત્‍યારે હવે ગુરુવાર અને શુક્રવાર ખાસ કરીને વિભાગીય બેઠકો માટે નિયત કરવામાં આવ્‍યા છે. જ્‍યારે પણ સચિવાલય ખાતે બેઠકો યોજાશે, ત્‍યારે જાહેર કરાયેલી નવી માર્ગદર્શિકાનું કડકપણે પાલન કરવું દરેક અધિકારી માટે ફરજિયાત રહેશે.

સામાન્‍ય વહીવટ વિભાગના નાયબ સચિવ ડો. જયશંકર ઓઢવાણીએ પરિપત્રમાં સ્‍પષ્ટતા કરી છે કે કોઈપણ બેઠકનો સમયગાળો એક કલાકથી વધુ ન હોવો જોઈએ. વધુમાં, ગાંધીનગરમાં યોજાતી બેઠકો માટે, જિલ્લા કક્ષાના વહીવટી અધિકારીઓએ અનિવાર્ય સંજોગો સિવાય વર્ચ્‍યુઅલ રીતે જ ભાગ લેવો પડશે. આ સૂચનાઓનું પાલન સરકારના તમામ વિભાગો, તેમના વિભાગીય વડાઓ, તેમજ તેમના અધિકારક્ષેત્ર હેઠળ આવતા તમામ બોર્ડ, કોર્પોરેશનો અને સરકારી કંપનીઓ દ્વારા ચુસ્‍તપણે કરવાનું રહેશે.

વર્ચ્‍યુઅલ પ્રાધાન્‍યઃ જ્‍યાં સુધી ભૌતિક હાજરી બિલકુલ આવશ્‍યક ન હોય, ત્‍યાં સુધી બહારગામના સહભાગીઓને રૂબરૂ આમંત્રિત કરવાને બદલે વિડીયો કોન્‍ફરન્‍સિંગ દ્વારા જોડાવા પ્રોત્‍સાહિત કરવા. વિડીયો કોન્‍ફરન્‍સિંગને વાતચીતના પસંદગીના માધ્‍યમ તરીકે અપનાવવામાં આવશે.

એજન્‍ડાનું અગાઉથી વિતરણઃ બેઠકનો એજન્‍ડા તમામ સહભાગીઓને અગાઉથી જ શેર કરવો ફરજિયાત છે, જેથી તેઓ તૈયારી સાથે આવી શકે.

સમય મર્યાદાઃ તમામ બેઠકો એક કલાકની કડક સમય મર્યાદામાં પૂર્ણ થવી જોઈએ.

વધારાના સભ્‍યો પર પ્રતિબંધઃ સહભાગીઓને તેમની સાથે વધારાના સભ્‍યો લાવવાની મંજૂરી નથી.

ઈ-ગવર્નન્‍સ માળખુઃ બેઠકો ફરજિયાતપણે ઈ-ગવર્નન્‍સ સિસ્‍ટમના માળખામાં આયોજિત થવી જોઈએ, જેથી ડિજિટલ રેકોર્ડ અને પારદર્શિતા જળવાઈ રહે.

બેઠક દરમિયાનના નિયમોઃ સક્રિય સહભાગિતા અને સમય પાલન

સમયસર હાજરીઃ તમામ સહભાગીઓએ નિર્ધારિત સમય કરતાં પાંચ મિનિટ વહેલા પહોંચીને પોતાની જગ્‍યાએ ગોઠવાઈ જવું.

પૂર્વ સમીક્ષાઃ બેઠકની શરૂઆત અગાઉની બેઠકમાં ચર્ચાયેલા મુદ્દાઓ પર લેવાયેલી કાર્યવાહીની ટૂંકી સમીક્ષાથી થવી જોઈએ.

સક્રિય સંવાદઃ અધ્‍યક્ષે ઉપસ્‍થિત અધિકારીઓ વચ્‍ચે સક્રિય સંવાદ અને ચર્ચાને પ્રોત્‍સાહન આપવું જોઈએ.

જુનિયર અધિકારીઓને પ્રાધાન્‍યઃ અધ્‍યક્ષે વરિષ્ઠ અધિકારીઓ પાસેથી ઇનપુટ લેતા પહેલાં જુનિયર અધિકારીઓ પાસેથી તેમના મંતવ્‍યો અને સૂચનો મેળવવા જોઈએ.

એજન્‍ડાની ચર્ચા અને સારાંશઃ એજન્‍ડા પરના તમામ મુદ્દાઓ પર સંપૂર્ણ ચર્ચા થવી જોઈએ, અને બેઠક અધ્‍યક્ષ દ્વારા ચર્ચાના સંક્ષિપ્ત અને સ્‍પષ્ટ સારાંશ સાથે સમાપ્ત થવી જોઈએ.

બેઠક પછીની જવાબદારીઓઃ ત્‍વરિત કાર્યવાહી અને ફોલો-અપ

MoMનું નિર્માણ અને વિતરણઃ અધ્‍યક્ષે સુનિﾍતિ કરવું જોઈએ કે બેઠકના મિનિટસ (MoM - Minutes of Meeting) ૨૪ કલાકની અંદર તૈયાર કરીને બેઠકમાં ભાગ લેનાર તમામ અધિકારીઓને મોકલવામાં આવે.

સમયનો રેકોર્ડઃ બેઠકની શરૂઆત અને સમાપ્તિનો સમય સત્તાવાર કાર્યવાહીમાં ફરજિયાતપણે નોંધવો.